Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen: POSDCORB
Planning (Perencanaan)
Organizing (Pengorganisasian)
Staffing (Pengaturan Staf)
Directing (Pengarahan)
Controlling (Pengawasan)
Reporting (Pelaporan)
Budgetting (Penganggaran)
1. Planning (perencanaan)
* Pembuatan keputusan saat ini yang berhubungan dengan tindakan-tindakan
yang akan dilakukan pada masa mendatang
*Proses
penentuan kegiatan dimasa datang untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan dengan perincian 5W +H (What, Why, When, Where, Who dan How)
*Proses
untuk membawa suatu organisasi ke arah yang diinginkan dalan periode
tertentu dengan tindakan-tindakan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
*Proses teratur dari setiap usaha untuk mencapai tujuan yang ditetapkan
Perlunya perencanaan (Robert Stueart)
* Menentukan arah dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah
*
Meningkatkan layanan perpustakaan, operasional dan kontrol fiskal
melalui aplikasi teknologi komputer dan sains manakemen untuk prosedur
perpustakaan
* Menjamin perkembangan layanan dan sumber-sumber
informasi ang rasional dan efektif dalam perencanaan daam konteks
perencanaan kegiatan akademik universitas
* Memungkinkan
antisipasi kebutuhan-kebutuhan sumber daya yang akan datang untuk
layanan informasi dengan membangun perencanaan yang didasarkan pada
keputusan-keputusan sekarang
* Memasukkan keahlian dan pengalaman sekolah dan staff perpustakaan ke dalam proses perencanaan
Langkah-langkah dalam proses perencanaan:
* Menentukan sasaran yang jelas
* Evaluasi Situasi sekitarnya, yakni memperhitungkan pengaruh internal maupun eksternal (analisis SWOT)
- Strenghts: kekuatan-kekuatan yang dimiliki pada organisasi tsb
- Weakness: Kelemahan-kelemahan yang ada pada organisasi
- Oportunities: beberapa peluang yang mungkin mempengaruhi perencanaan
- Threats: ancaman atau tantangan
Faktor dalam Perencanaan:
o Time (waktu): jangka panjang, jangka menengah atau jangka pendek
o Collecting & Analyzing Data (pengumpulan dan analisis data-data pendukung)
o Levels of planning (tingkat perencanaan)
o Flexibility (keluwesan)
Unsur dalam perencanaan:
- Tujuan : apa yang ingin dicapai
- Landasan : dasar pemikiran
- Proses : bagaimana pelaksanaanya
- Budget : biaya yang diperlukan
- Program : kegiatan yang akan dilaksanakan
2 ORGANIZING
Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi
sesuai dengan tujuan-tujuan tertentu, dengan mempertimbangakan
sumber-sumber sarana prasarana yabg dimiliki dan pengaruh lingkunganya
Konsep kunci dalam pengorganisasian:
* Pembagian pekerjaan organisasi dan tugas-tugasnya mencapai tujuan organisasi tersebut
* Penghimpunan tugas-tugas yang serupa dan mengelompokanya kepada bagian-bagian sesuai dengan jabatan-jabatanya
* Kewenangan untuk melaksanakan tugas-tugas, yang diberikan dari atas ke bawah melaui rangkaian perintah
* Kewenangan untuk melaksanakan tugas-tgas, yang diberikan dari atas ke bawah melaui rangkaian perintah
*
Kewenangan atau pengontrolan terhadap aktifitas-aktifitas organisasi
mungkin dilakukan dengan terpusat (sentral) atau tidak terpusat
(desentral)
3. STAFFING
Adalah bagian dari pengorganisasian (organizing) yang meliputi
pembinaan pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Tujuan staffing
adalah mengusahakan tersedianya pegawai (tenaga kerja) yang terbaik
untuk organisasi
Konsep penting terkait SDM
- Penempatkan orang yang tepat ditempat yang benar
-
Perencanaan SDM memperhitungkan sejumlah dan berbagai jenis posisi yang
dibutuhkan untuk diisi. Selain itu juga harus mempertimbangkan sejumlah
persyaratan yang patut dipenuhi bagi setiap pekerjaan atau posisi
tersebut. Kemudian mempersiapkan sistem kompensasi yang ahrus dibayar
kepada tiap individu
- Merekrut pekerja dari sumber-sumber yang tepat (sesuai) diantara pelamar. Memilih yang paling cocok
- Orientasi pada staff mengenai misi organisasi, diberikan pelatuhan-pelatihan an dikembangkan secara bertahap
-
Secara periodikal manajer akan memberikan penghargaan formal terhadap
kinerja pekerjaanya yang berprestasi baik agar memastikan dan menjamin
penyesuaian terhadap standar organisasinya
Aspek hukum dalam manajemen SDM:
- Jamainan terhadap persamaan bagi peluang-peluang pekerjaan
- Jaminan terhadap keselamatan dan kesehatan kondisi kerja
- Jaminan terhadap standar dan konpensasi yang adil dan sesuai
4. DIRECTING
Directing bisa dilajujan melalui komunikasi, motivasi dan
kepemimpinan. Directing terkait dengan bakat, namun umumnya para manajer
memperoleh keterampilan dan bakat tersebut dengan belajar dan
observasi, dan mengembangkanya melalui pengalaman dan praktik
5. CONTROLLING (Pengawasan)
Controlling atau pengawasan diperlukan agar setiap kegiatan dalam
perpustakaan dapat berjalan sesuai rencana, efektif dan efisien
Tanpa pengawasan dimubngkinkan kegiatan idak berjalan seperti seharusnya bahkan mungkin saja terjadi kegagalan
6. REPORTING (Pelaporan)
Reporting atau pelaporan merupakan fingsi manajemen yang cukup
penting. Dengan laporan kita dapat menilai dan mengevaluasi sejauh mana
kinerja perpustakaan secara keseluruhan
Laporan juga berguna sebagau dasar bagi perencanaan kegiatan untuk masa datang
7. BUDGETING (Penganggaran)
Adalah salah satu fungsi manajemen yang sangat penting. Terlebih
perpustakaan adalah non-profit organization (organisasi yang tidak
mencari keuntungan). Karena itu dana yang dikelola harus benar-benar
direncanakan dengan teliti dan secermat mungkin
Dana
pengoperasian suatui perpustakaan tergantung dari jenis perpustakaan itu
sendiri. Rencana anggaran operasional perpustakaan haruslah disusun
secara sistematis, meliputi selutuh kegiatan perpustakaan yang
dinyatakan dengan unit moneter yang berlaku, untuk jangka waktu tertentu
yang akan datang
Teknik penganggaran:
Teknik Line Item
Dalam teknik ini pengeliaran dibagi dalam beberapa kategori besar
seperti gaji, koleksi, perlengkapan, penjilidan, dan lain-lain.
Perhitungan dilakukan dengan memproyeksikan dan mengentisipasi
pengeluaran tahun depan dengan kenaikan biaya 10%
Lump Sum
Sejumlah anggaran dialokasikan untuk perpustakaan oleh indik
organisasi, kemudian dengan dana yang dialokasikan tersebut,
perpustakaan diberi tanggung jawab dalam menentukan bagaimana dana
tersebut digunakan untuk pembiayaan segala kegiatan perpustakaan.
Penggunaan dana tersebut dibagi-bago dalam beberapa kategori
pengeluaran. Kategori ini umumnya menggunakan teknik yang hampur serupa
dengan teknk line item
Formula Budgets
Pada teknik ini pengalokasian dana perpustakaan menggunakan formula tertentu
Misalnya:
Ketentuan anggaran perpustakaan madrasah adalah sebesar 5% dari anggaran lembaga induk
Setiap siswa disediakan dana N rupiah untuk pengadaan koleksi
Program Budgeting
Teknik ini relatif baru diterapkan di perpustakaan dan caranya tidak
menghitung pengeluaran berdasarkan kategori-kategori tetapi ditentukan
berdasarkan program atau pelayanan-pelayanan yang disediakan
Contoh:
Perpustakaan menyelenggarakan story telling. Pelayanan ini seperti: sumer cerita/ koleksi, perlengkapan,dll.
Dengan cara ini dapat dinilai atau dievaluasi apakah suatu program akan diteruskan, diadakan perubahan atau dibatalkan
Alokasi Anggaran
• 45% angaran untuk kelompok kegiatan pelayanan teknis termasuk disini pembelian bahan pustaka, katalogisasi, pemeliharaan.
• 25% anggaran untuk kelompok kegiatan pelayanan pemakai. Ini
mencakup sirkulasi, pelayanan referensi, peminjaman antar perpustakaan
(interlibrary loan), bimbingan, promosi dan publikasi.
• 30%
anggaran untuk kelompok kegiatan pelayanan administrasi, mencakup tata
usaha, pembinaan staf, perjalanan dinas, rapat, menyambut tamu, dll.
In : Ilmu